Ο σχεδιασμός της ασφάλειας μιας εκδήλωσης εξαρτάται από το θέμα της, την τοποθεσία, τον προϋπολογισμό και τον αναμενόμενο αριθμό παρευρισκομένων.

Κάθε εκδήλωση, μικρή ή μεγάλη, πρέπει να ξεκινά με ένα αρχικό σχέδιο. Κάποιος, κάπου, θα καταρτίσει ένα πλάνο σχετικά με το πώς θα διαμορφωθεί και θα εξελιχθεί η εκδήλωση σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες του πελάτη. Στοιχεία όπως το θέμα, η τοποθεσία, ο προϋπολογισμός και ο αριθμός των παρευρισκομένων λαμβάνονται υπόψη. Η ασφάλεια και η προστασία θα πρέπει να αποτελούν αναπόσπαστο μέρος αυτού του σχεδιασμού και να παραμένουν ύψιστη προτεραιότητα καθ’ όλη τη διάρκεια.

Συνήθως, οι απαιτήσεις ασφαλείας συζητούνται αφού οριστικοποιηθούν οι βασικές παράμετροι της εκδήλωσης. Ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Μικρότερες εκδηλώσεις ή χώροι μπορεί να επιχειρήσουν να διεξάγουν εκδηλώσεις χωρίς μέτρα ασφαλείας, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα ελέγχου πρόσβασης, θέματα Υγείας & Ασφάλειας ή παραβιάσεις κανονισμών αδειοδότησης. Επιπλέον, ελλιπής ασφάλεια μπορεί να οδηγήσει σε περιστατικά κλοπής, διαχείρισης πλήθους ή ανεξέλεγκτης εισόδου, αυξάνοντας τον κίνδυνο τραυματισμών ή ακόμη και θανάτων. Οι διοργανωτές πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την ασφάλεια από τα πρώτα στάδια του σχεδιασμού, αντί να την αφήνουν για την τελευταία στιγμή.

Ρόλοι και Ευθύνες

Το σχέδιο ασφάλειας της εκδήλωσης πρέπει να καθορίζει ρόλους και ευθύνες. Είναι σημαντικό να προσδιοριστεί ποιος έχει τον γενικό έλεγχο και ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε πτυχή της εκδήλωσης, καθώς και να καταγράφονται επικαιροποιημένα στοιχεία επικοινωνίας. Παράλληλα, το σχέδιο θα πρέπει να ορίζει τα είδη ασφάλειας που απαιτούνται και τον αριθμό των στελεχών που θα αναλάβουν κάθε ρόλο.

Συμμόρφωση & Επάρκεια Προσωπικού

Το σχέδιο ασφαλείας πρέπει να περιλαμβάνει τις απαιτήσεις επάρκειας, τις απαραίτητες άδειες και την εκπαίδευση του προσωπικού. Επιπλέον, πρέπει να τεκμηριώνεται η διαδικασία παρακολούθησης της συμμόρφωσης και ποιος είναι υπεύθυνος για την αξιολόγηση και τον έλεγχο του προσωπικού ασφαλείας.

Αξιολόγηση & Διαχείριση Κινδύνων

Οι κίνδυνοι πρέπει να καταγράφονται, ενώ πρέπει να τεθούν σε εφαρμογή συστήματα και διαδικασίες για τη διαχείρισή τους. Στο παρελθόν, η ασφάλεια εστίαζε κυρίως σε μικροεγκλήματα και ταραχοποιούς παρευρισκομένους. Σήμερα, οι απειλές περιλαμβάνουν τρομοκρατία, επιθέσεις από μεμονωμένα άτομα και ένοπλη βία. Ακόμη και μικρότερες εκδηλώσεις σε χαμηλού προφίλ χώρους πρέπει να λαμβάνουν υπόψη αυτά τα ενδεχόμενα.

Διαχείριση Χώρου

Ο πρώτος παράγοντας που πρέπει να εξεταστεί είναι αν ο χώρος είναι κατάλληλος για την εκδήλωση. Απαιτούνται ερωτήματα όπως:

• Είναι η τοποθεσία ασφαλής;
• Μπορεί ο χώρος να ασφαλιστεί;
• Υπάρχουν επαρκείς έξοδοι διαφυγής για VIPs;
• Πώς μπορεί να ελεγχθεί η πρόσβαση στο χώρο;

Σε υπαίθριες εκδηλώσεις, πρέπει να δημιουργηθούν φυσικά όρια, όπως φράχτες ή φράγματα, και να προσδιοριστούν οι επανδρωμένες είσοδοι για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης εισόδου.

Ασφάλεια Συμμετεχόντων & VIPs

Ένας υψηλού προφίλ ή αμφιλεγόμενος προσκεκλημένος μπορεί να αποτελέσει στόχο διαμαρτυριών ή επιθέσεων. Πρέπει να εξεταστεί η δυνατότητα ελέγχου των συμμετεχόντων και η αποτροπή μαζικών αγορών εισιτηρίων από πιθανούς ταραχοποιούς.

Προσωπικό Ασφαλείας

Το ανθρώπινο δυναμικό είναι συχνά ο πιο αδύναμος κρίκος στην ασφάλεια. Όλο το προσωπικό που εμπλέκεται στην εκδήλωση πρέπει να εκπαιδεύεται στην ευαισθητοποίηση περί ασφάλειας.

Επικοινωνία & Διαχείριση Πληροφοριών

Το σχέδιο ασφαλείας πρέπει να διασφαλίζει την ορθή επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων, όπως οι διοργανωτές, το προσωπικό του χώρου, οι εξωτερικοί συνεργάτες και οι αρχές. Είναι επίσης σημαντικό να υπάρχουν τεκμηριωμένες αποδείξεις ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι έχουν διαβάσει και κατανοήσει το σχέδιο.

Σχέδιο Αντιμετώπισης Έκτακτων Αναγκών (Σ.Α.Ε.Α.)

Το Σ.Α.Ε.Α. πρέπει να περιλαμβάνει:

• Διαδρομές εκκένωσης
• Σημεία συγκέντρωσης
• Σχέδιο επικοινωνίας με τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης
• Μέτρα μαζικής εκκένωσης και κατευθύνσεις προς τους συμμετέχοντες

Συμπέρασμα

Το σχέδιο ασφαλείας μιας εκδήλωσης είναι ένα ζωντανό έγγραφο που πρέπει να αναθεωρείται συνεχώς ώστε να διασφαλιστεί η επιτυχής και ασφαλής διεξαγωγή της εκδήλωσης. Δεν είναι απλά μια τυπική διαδικασία για να αποθηκευτεί σε ένα συρτάρι, αλλά ένα ουσιαστικό εργαλείο που απαιτεί υπογραφή και επικύρωση από τις αρμόδιες αρχές.